2021. 08. 25.

Milyen jövő vár a home office-ra a pandémia után?

2020. március 16-a a cégek nagy részét kényszerhelyzet elé állította: vagy újragondolja a munkavégzés korábbi logikáját, vagy megbénul a működése. A globális emberkísérletet úgy hívták, átállás az otthoni munkavégzésre, azaz a home office-ra. Ez még azoknál a cégeknél is komoly fejtörést okozott, ahol ennek már korábban is volt valamilyen hagyománya.

A pandémia előtt a munkavállalók jellemzően akkor éltek az otthoni munka lehetőségével, ha jött a gázos, a kéményseprő, vagy éppen az okmányirodába kellett elfutni. Sok helyen nem volt sem kidolgozott rendszere, sem ritmusa a home office-nak, és a cégek vezetői is tartottak tőle. A kissé sztereotip, de mégis érthető vélekedés szerint ugyanis a HO egy megúszós nap, és valóban: nem egy helyen fordult elő, hogy a kollégák a pénteki HO-ból vettek lendületet a hétvégi balatoni pihenéshez.

Mivel a legtöbb cégnél korábban nem volt „HO szabályzat”, izgalmas volt látni, ahogy a karantén elején hirtelen felhabzottak a kidolgozásukkal kapcsolatos kérdések és tanácsok a HR-szakma Facebook-csoportjaiban. Nagyjából fél év kellett ahhoz, hogy mindenhol gördülékenyen menjen az otthonól végzett munka, beálljanak az új folyamatok, szokások. Ekkorra már a vezetők sem akartak mindig jelen lenni, és kialakult egy eljárás arra is, mi a helyzet,  amikor éppen nincs a gép előtt a kolléga.

Már virtuálisan lógunk el a bankba ügyet intézni

Felfedeztük, hogy az otthoni munka a rugalmas időbeosztás révén nemcsak az önállóság felszabadító érzését adja, de az ügyes-bajos dolgaink elintézését is stresszmentesebbé teszi. Míg korábban a munkaidő végéből lecsípve szaladtunk a postára vagy a bankba, hogy még elkapjuk a zárás előtti utolsó negyedórát, a HO-ból már akár napközben is elintézhettünk szinte mindent.  

Egy olyan fejlesztő-tanácsadó cégnél dolgozom, amelyik mindig nagyon kíváncsi arra, hogyan alakulnak, változnak az emberek szokásai, amikor ügyeket intéznek. Egyik friss kutatásunk azt mondja, hogy az otthoni munka alatt a magyarok 70 százaléka intézett el napközben olyan ügyeket, amelyekre korábban csak a munkaidő előtt vagy után volt lehetősége. Tízből hárman pedig az elhúzódó online meetingek és videó chatek alatt is rákaptak az ügyintézésre, természetesen digitális csatornákon. Ehhez az is kellett, hogy a lezárások alatt bankok, biztosítók és más szolgáltatók tették könnyebbé, elérhetőbbé a távoli ügyintézést, sok helyen például a videóhívás bevezetésével.

Az otthonról dolgozók pedig úgy tűnik, gyorsan rá is kaptak a lehetőségre.

Forrás: Így szólítsd meg ügyfeleidet – a Comnica országos kutatása a magyarok ügyintézési szokéásairól

Ügyet intézni persze a cégvezetők is szoktak, így – még ha az online meetingek alatti multitaskingot vélhetőleg nem is nézik jó szemmel – valószínűleg nekik sem nehéz azonosulni ezzel az élethelyzettel. Most már talán a vezetők fejében is árnyaltabb kép van arról, mit csinál a kolléga, amikor éppen nincs a gép előtt. Egyáltalán nem biztos, hogy a balatoni hétvégére gyúr – lehet, hogy éppen egy olyan ügynek jár a végére, ami már hetek óta stresszelte, és most végre 100 százalékban a munkájára tud koncentrálni.

Nem mindenki boldog a home office-ban

Az elmúlt másfél évben munkáltató és munkavállaló együtt tanulták meg, hogyan tudnak az online térben hatékonyan együttműködni, és a cégek nagyobb részének nem okozott gondot, hogy az irodai munkafolyamatok esetében átálljon a tartós HO üzemre.

Más kérdés, hogy mennyire vagyunk lelkileg is berendezkedve a hosszútávú otthoni munkára. A HO ugyanis nem mindenkinél működik ugyanúgy: van, aki egyáltalán nem akar már bejárni a munkahelyére, mert az utazás elhagyásával sok időt és energiát spórol meg. Emellett hatékonyabbnak, koncentráltabbnak is érzi magát, hiszen nincsenek folyamatos megszakítások, mint például az egylégterű irodákban. Aki viszont igényli a társaságot, saját terébe és gondolatai közé zárva egy idő után éppen attól lesz frusztrált, hogy nem dolgozhat emberek között.

A teljes otthoni munkavégzés ráadásul a cég szociális szövetét is kikezdi.

Egy szervezetben a napi munkavégzés mellett rengeteg olyan apró interakció van – kávézás, közös ebéd, folyosói pletykázás –, ami láthatatlan, informális hálót sző az emberek között. Bár a cégek sokat kísérleteznek vele, hogyan lehet ezt a hálót megtartani az online térben is, és több-kevesebb sikerrel működtek a rendszeresített játékok, virtuális sörözések, tematikus beszélgetések, céges meetingek  vagy a discordos csevegések, egyik sem közelíti meg a személyes jelenlét élményét.

Érdekes módon ez az ügyintézésben nem probléma: a fent említett kutatásunk szerint az emberek többsége ilyenkor is kifejezetten igényli a személyességet, de ehhez sokszor bőven megfelel, ha az ügyintézővel akár videóhíváson keresztül lehet felvenni a kapcsolatot.

A teljes jelenléti munkavégzésre visszaállással viszont munkavállalókat veszíthet a cég, hiszen a HO adta rugalmasságot már nem szívesen adják fel az emberek. Már most látható, hogy megszaporodott azoknak a jelölteknek a száma, akik kifejezetten a jelenléti munka visszaállítása miatt keresnek új állást.

Mi lesz tehát a jövő? Valószínű, hogy a cégek többsége az otthoni munkát a bejárással kombináló hibrid működésre áll át, és ehhez igazodva velünk marad, sőt, tovább erősödik a távolságot a személyességgel kombináló hibrid rendszer az ügyintésében is. A hibrid munkavégzés tehát – rugalmas vagy részben rugalmas munkaidővel megspékelve – a legjobban járható út lehet, de ehhez rendesen kidolgozott keretekre van szükség.

Hogyan építsünk jól működő hibrid munkahelyet?

A HO többé nem bizalmi kérdés, hiszen másfél évig távolról működtünk együtt. A legtöbb tartósan távolról dolgozó cégnél kialakultak a keretek, látjuk, hogy így is lehet hatékonyan dolgozni. Egyre több cég és vezető ismeri el, hogy nem a jelenléten múlik az elvégzett munka minősége és mennyisége.

A hibrid működés kereteit azonban ugyanúgy le kell fektetni, ahogy bármilyen más együttműködési formáét. Nem szerencsés agyonszabályozni, de érdemes újragondolni, hogy az új felállásban mi növeli a hatékonyságot. Ilyen lehet a rendszeres, kötelező bejárós nap, amire a személyes jelenlétet jobban igénylő megbeszéléseket szervezik. De érdemes a céges reggelit, a gyümölcsnapot és minden olyan eseményt is ide időzíteni, ami egy asztalhoz tereli az embereket.

Érdemes tisztázni azt is, hogy hetente, havonta hány napot lehet (vagy kell!) HO-ban tölteni. Az is jó, ha a csapatok, amennyire lehet, saját igényeik szerint alakíthatják a bejárást, közösen hoznak erre szabályokat. Mivel nem vagyunk mindig bent, továbbra is érdemes nagyobb hangsúlyt fektetni az információáramlásra, az egész céget érintő kommunikációra.

A hibrid munka megtartja a HO előnyeit és rugalmasságát, de visszahozza a személyes találkozás adta hatékonyságot és annak szervezeterősítő hatását. Ezt preferálják a dolgozók is, főleg, ha a munkavégzés egy kicsit mégiscsak a HO javára dől el…

Ha így lesz, hosszú távon is segíteni fogja a munkavállaló és a munkáltató közötti partneri viszony erősödését. A vezető-beosztott kapcsolat ugyanis a mi kultúránkban még mindig sokszor egy szülő-gyermek viszonyt tükröz a felnőtt-felnőtt működés helyett. A hibrid munka viszont nagyobb szabadságot, több önállóságot és saját teret enged a munkavállalónak, aki így azonos „szemmagasságba” kerül vezetőjével, és máris könnyebben hangolódik rá a szervezet magasabb rendű céljaira is, így végül egy valódi win-win szituáció jöhet létre.

A cikk szerzője Pápai Bernadett, a Comnica HR vezetője. Az írás a portfolio.hu oldalán jelent meg.